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Une nouvelle façon d’utiliser les systèmes de gestion du temps

Il existe de nombreux systèmes de gestion du temps. Mais avez-vous déjà été capable d’en appliquer un pour de bon ?

Peut-être pas et je ne peux pas vous en vouloir. Le problème avec les systèmes de gestion du temps, c’est que chacun convient à certains types de personnes, mais pas à tous. Tout simplement parce que nous sommes tous différents, aucun système de gestion du temps ne fonctionne pour tout le monde.

Ma préférence va donc à la création de votre propre système de gestion du temps.

Quels devraient être les ingrédients de votre système de gestion du temps ?

  1. Intégrez votre vision à votre système. Construisez vos objectifs en fonction de cette vision, afin de pouvoir l’utiliser comme point d’ancrage lorsque les choses deviennent plus incertaines. Utilisez la vision et les objectifs lorsque vous devez hiérarchiser les tâches. Demandez-vous : cette action me fait-elle progresser vers mes objectifs ?
  2. Identifiez une technique de priorisation qui fonctionne pour vous et votre contexte. Vous pourriez ne pas prioriser de la même manière si vous avez fréquemment des problèmes urgents ou si vous construisez un logiciel ou une formation pour vos clients.
  3. Profitez de vos cycles d’énergie. Nous avons des rythmes différents. Un bon critère pour organiser votre temps est de regarder quand vous avez le plus d’énergie au cours d’une journée et de planifier des activités en conséquence. L’idéal est de programmer les tâches les plus complexes lorsque vous êtes au mieux de votre forme. Les introvertis voudront aussi préserver du temps de repos, seuls, après un travail collectif par exemple.
  4. Décidez et programmez le repos, avant toute autre chose. Vous ne voulez certainement pas vous épuiser. Planifier du repos et des pauses est un engagement à prendre soin de vous, de la même manière que vous pouvez vous engager dans votre travail. Les pauses et les moments de repos peuvent également être utilisés comme système de récompense. Comme ils sont dans votre calendrier, vous savez que vous vous reposerez après un certain temps de travail. Tournez-le à votre avantage.
  5. Mettez toutes vos tâches dans votre calendrier. Votre cerveau n’aime pas l’inconnu : si toutes vos tâches sont planifiées, cela vous facilitera la vie et vous risquez moins de dérailler. La bonne chose est qu’une fois toutes vos tâches terminées, vous pouvez lancer votre liste de tâches.

Faites passer votre système de gestion du temps au niveau supérieur

C’est une chose d’avoir toutes ses tâches et de se reposer dans son agenda, c’en est une autre quand il est temps d’agir. Parfois nous tergiversons, parfois nous sommes distraits.

Que pouvez-vous faire pour combattre cela ?

Éliminez les distractions en rangeant tous vos appareils comme le téléphone, etc. Tout comme les notifications qui apparaissent sont des interruptions (involontaires). Le mieux est de les retirer de votre vue. Si vous avez besoin de les vérifier régulièrement, faites-le délibérément et réservez quelques créneaux pour cela pendant votre journée.

Soyez clair sur vos limites avec les autres si vous entrez un temps de concentration. Mettez-vous en « Ne pas déranger » ou en mode avion. Précisez que vous ne pouvez pas être dérangé et que vous serez disponible plus tard.

Réduisez la procrastination en travaillant sur votre conscience émotionnelle. Identifiez ce qui déclenche des sentiments négatifs comme le doute, la confusion ou la peur. Ramenez-vous à votre vision pour vous rappeler pourquoi vous avez programmé cette tâche.

Parfois, nous devons faire des choses que nous n’aimons pas. Rappelez-vous pourquoi c’est important. Un système de récompense pourrait être une bonne option ici. Une autre option est de commencer par manger la grenouille, puis de passer à ce que vous aimez faire.

Le multitâche peut aussi être un obstacle à une bonne gestion du temps. J’ai expliqué pourquoi ici. Il existe un mythe selon lequel nous pouvons effectuer plusieurs tâches à la fois. En réalité, le cerveau humain n’est pas conçu pour cela. Il ne cesse de passer d’une tâche à une autre. Et il faut 25% de temps en plus à votre cerveau pour terminer une tâche, lorsque vous faites plusieurs choses à la fois. Une façon d’éviter cela, c’est de s’engager à rester concentré sur les réunions et les appels par exemple. Vous pouvez également varier la taille des tâches et vous assurer de les faire les unes après les autres.

Soyez clair avec vos limites et appliquez-les. Cela implique que vous soyez à l’aise pour dire non ou pour négocier un compromis.

Pour les horaires les plus imprévisibles : planifiez l’imprévu. Gardez des créneaux dans votre calendrier pour les demandes ou les urgences de dernière minute. Si rien d’urgent, utilisez ce temps pour passer à vos tâches.

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