Nous évoluons dans un monde toujours plus complexe. Pourtant, nous ne cherchons pas toujours la solution la plus simple à nos problèmes. Parfois par peur du changement, par manque de communication ou de temps. Mais simplifier a bien des avantages et il serait dommage de passer à côté.
Découvrez pourquoi et comment passer à l’action, concrètement.
Pourquoi la simplification du travail est la clé pour atteindre vos objectifs
Déjà parce que des processus complexes sont très souvent synonymes de lenteur. S’il vous faut 10 niveaux de validations et l’alignement (des planètes) de 20 personnes pour obtenir un budget, vous aller perdre plusieurs mois juste pour cette partie et votre idée fabuleuse aura été mise en place par un concurrent plus agile. Sans compter le coût que représente la mobilisation de ces personnes… Ce serait dommage, non ? Simplifier permet d’aller plus vite ET d’économiser des ressources.
Ensuite parce que nous sommes plus efficaces lorsque les process sont simples et fluides. Si nous n’avez besoin de d’une approbation pour le budget de votre projet et que l’alignement entre les quelques personnes clés a été fait en parallèle, vous allez pouvoir vous concentrer sur ce qui compte vraiment : tester et itérer pour créer de la valeur pour vos clients.
Vous allez également gagner en sérénité et donc en bien-être. Moins de choses compliquées = moins de noeuds au cerveau et donc d’énergie passée (voire gaspillée) inutilement dans ces méandres.
Vous êtes convaincu(e)s ? Allons voir comment faire ça.
Gagnez du temps et de l’efficacité grâce aux outils et méthodes Agile
Outil n°1 : des interactions fluides plutôt que des process rigides
J’adore l’Agilité car c’est une façon de travailler qui remet de la simplicité dans les équipes et la gestion des projets. Une équipe Agile va privilégier les interactions avec les personnes, plutôt qu’un process. Et rien que cet aspect là peut déjà faire gagner beaucoup de temps.
Imaginez qu’un process soit en place pour valider un document et que ce process demande qu’un groupe de personnes précis puisse le faire, uniquement via un outil précis. Sachant que ces personnes sont nombreuses et sont submergées par les demandes, ça peut poser problème en cas d’urgence.
Une façon de simplifier ce process est d’aller voir ou de contacter une des personnes du groupe en direct (pas d’emails) pour obtenir une validation. Et si VRAIMENT il faut une trace (j’aime challenger les raisons de ce côté obligatoire parfois), rentrer la demande dans le système après coup.
Outil n°2 : revenir aux basiques
De même pour les méthodes : avez-vous vraiment besoin de plein de colonnes et de statuts dans vos tableaux de suivi ? Un “A faire, en cours, terminé” suffit bien souvent. On a juste tendance à l’oublier parce qu’on complexifie au fur et à mesure qu’on grossit dans un projet, une équipe. On oublie de se challenger sur le “rester simple” et ce que ça signifie pour soi ou pour l’équipe.
Demandez-vous :
- quelles sont les étapes minimum à réaliser pour atteindre notre objectif ? En essayant d’être le plus proche de zéro (sacré challenge !)
- que signifie une façon de travailler “simple” pour moi, pour l’équipe ?
- à quoi ça ressemble concrètement ?
Outil n°3 : prioriser ses tâches
Une autre façon de simplifier le travail est de prioriser et de se fixer des limites de projets ou tâches que nous pouvons, individuellement ou en équipe, réaliser sur le même lapse de temps.
Par exemple, ma comparse Olie, est capable de traiter 3 petits projets en un mois. Elle va donc prioriser sa liste de tâches et s’attaquer au premier projet : quatre newsletters à écrire. Une fois qu’elle aura terminé, elle pourra s’attaque à son deuxième projet : rédiger une dizaine de pages pour son site web, etc.
Si elle s’attaque à tout en même temps, elle se confrontera au coût de changement de tâche et à la fatigue qui l’accompagne. Elle sera donc beaucoup moins efficace que si elle traite les choses les unes après les autres, en ayant défini une priorité qui lui convient.
Outil n°4 : faire la chasse aux réunions inutiles
A l’échelle d’une équipe, une façon de simplifier est de regarder comment réduire le nombre de réunions et de rendre les restantes efficaces. Vous pourrez définir clairement le but et les attendus de la part de chacun à l’avance, sous peine de vous voir refuser la réunion par exemple. Une telle règle d’équipe est redoutablement efficace !
Vous l’aurez compris, l’idée est de revenir à des choses de base, et d’inspecter régulièrement sa façon de travailler, pour s’assurer de ne pas retomber dans le piège de la complexité. On veut travailler mieux, à un rythme soutenable dans le temps. Et attention à ne pas dévier de cette trajectoire !
Les erreurs à éviter absolument pour simplifier votre travail
Erreur n°1 : ignorer royalement l’idée de priorisation.
A l’impossible nul n’est tenu – dit-on. Vos journées ne font “que” 24h. Voulez-vous vraiment passer votre temps sur des choses qui ont peu de valeur ajoutée ? Tout est une question de priorité.
Trouvez une façon qui convient à votre contexte et tenez-y vous. Faites l’exercice régulièrement pour toujours avoir une liste de tâches ordonnancées. Si vous dites “oui” à cette nouvelle tâche, à quoi allez-vous dire “non” ?
Erreur n°2 : ne jamais challenger sa façon de travailler
Non seulement vous avez des risques de faire de l’empilage de process et de tomber dans une complexité sans pareille, mais vous allez finir par vous retrouver coincé en face des aléas de notre monde incertain et en constant changement.
Faites la chasse à l’inutile. Chaque mois (ou autre fréquence de votre choix), passer un peu de temps à faire du ménage dans vos process ou votre façon de travailler. Soyez honnête et courageux : n’hésitez pas à renoncer. Le moins on embarque de choses dans le sac à dos, le plus léger et rapide sera notre pas.
Erreur n°3 : ne pas prendre de temps pour soi
Nous ne sommes pas des robots ! Nous avons besoin de repos, de pauses.
Si vous ne pouvez pas tout faire : déléguez ou repriorisez. Prendre quelques minutes pour se ressourcer, marcher un peu, respirer un moment, fait gagner en productivité. Ce n’est plus à prouver !
Si vous avez encore de la culpabilité à le faire : testez. Faites des petits pas en vous accordant un break de 2 min, puis 3 puis 5 et peut-être 15 min.
Vous allez vite vous rendre compte que ce temps “perdu” n’en est pas, puisqu’il y a de fortes chances que vous soyez beaucoup plus productif après ce moment de pause.
Vous l’avez compris, simplifier vous fera gagner beaucoup en ressources : les vôtres, mais aussi du temps et de l’argent. Les mécanismes de simplification sont à portée de tous. Comme pour tout : il faut faire le premier tout petit pas pour s’y mettre et continuer à progresser sur cette voie.
