Il n’est pas toujours facile de dire « NON » aux autres, surtout quand on est au service de ses équipes, qu’on veut satisfaire ses parties-prenantes et ses clients.
Pourtant, si on ne pose pas ces limites, il y a des chances qu’on parte dans tous les sens et qu’on finisse en burn-out à vouloir tout faire.
Je vous explique 3 choses à faire, pour vous aider à enfin arriver à dire non.
Dire non c’est pas toujours facile surtout quand on se sent au service des autres personnes. Que ce soient des clients, nos équipes ou des parties prenantes. Et c’est important de dire non pour pouvoir mettre des limites, soit pour le produit qu’on est en train de construire – pour éviter que ça parte dans tous les sens – soit pour nous-mêmes, pour éviter de nous cramer.
Être clair avec ses limites, ses objectifs
La première clé que je vais partager avec vous c’est d’être très clair avec ses limites, ses objectifs, ses priorités, ses besoins.
Pourquoi ?
Quand on est très clair avec tous ces éléments là, ça va être beaucoup plus facile d’exprimer un non à l’autre personne, puisqu’on sera beaucoup plus clair avec ce qu’on est capable de faire et jusqu’où on peut aller.
Ça va nous légitimer par rapport à l’autre. Comment est-ce qu’on va faire ça ? Deux axes :
Quand on parle d’objectifs et de priorités ce sont des choses qui vont se faire au fil du temps, de façon régulière.
Les objectifs peuvent être à l’année, au trimestre, au mois, ça peut être au sprint quand on travaille en méthode SCRUM. Et ce sont des objectifs qui vont venir être réévalués de façon très régulière en fonction de la périodicité que vous allez donner. On se tient en général à un nombre fixe d’objectifs limités : 2, 3 peut-être 5. On essaye de ne pas aller au-delà pour se limiter justement.
C’est la même chose pour les priorités : on essaye d’identifier quel est le travail qui va apporter le plus de valeur, pour le traiter en priorité par rapport aux autres. L’idée c’est de renoncer à un moment donné. Ça ne veut pas forcément dire qu’on ne fera pas le reste, ça veut dire que à cet instant T, cette tâche a le plus de valeur et c’est elle qu’on va traiter en premier.
La deuxième possibilité, c’est de clarifier ses limites et ses besoins.
Là c’est plus pour vous-même et c’est plus une découverte de ce que, vous, vous êtes en mesure d’accepter ou pas.
Quels sont vos besoins : est-ce que vous avez besoin de temps pour traiter certaines choses ? Est-ce que vous avez besoin d’être au calme ? Est-ce que vous avez au contraire besoin de discuter avec d’autres personnes ?
Quels sont vos besoins que vous allez devoir potentiellement mettre sur le tapis, au moment où vous allez devoir exprimer un non, parce que la demande ne correspond pas à un de vos besoins.
En général lorsqu’une limite est franchie, on ne se sent pas bien, on on ressent des émotions assez négatives.
Il est donc intéressant d’aller comprendre quand on ressent ce type d’émotion : quelle est la limite qui a été franchie ? quel est le besoin auquel on n’a pas répondu ? Pour pouvoir identifier ça pour la suite et pour pouvoir l’exprimer plus clairement. Vous le comprenez, cette partie est plus à travailler au fur et à mesure quand vous identifiez que quelque chose bloque, ne va pas.
Essayez d’aller identifier quelle est la limite qui a été franchie, quel est ce besoin derrière, pour vous le noter dans un coin de votre tête ou sur un carnet, pour savoir, au moment où ça revient, et pouvoir l’exprimer. Ce qui m’amène à la deuxième clé.
Comment bien formuler le « Non »
La deuxième clé c’est tout simplement d’arriver à exprimer ce non, surtout quand on n’aime pas dire non parce qu’on a peur que l’autre se sente rejeté.
Il y a plusieurs façons de dire non la première c’est la plus catégorique, c’est un NON tout court.
C’est peut-être la plus difficile puisqu’on va juste opposer un NON. Alors par contre il y a une façon de le faire.
Vous allez dire non à la demande, pas à la personne. Et la nuance elle est importante, parce que dans la façon dont vous allez le formuler, vous allez peut-être le dire et le vivre différemment. Vous allez reconnaître que la personne a une demande et qu’elle est légitime à exprimer cette demande, vous allez apprécier la personne et vous allez dire non, en justifiant votre refus. Expliquez pourquoi vous le dites ce non, pour que la personne vous comprenne et puisse – si y elle arrive – se mettre un petit peu peut-être dans votre peau, pour pouvoir accepter le non
que vous lui donnez.
Il peut aussi être intéressant de réfléchir aux conséquences que vous pouvez communiquer si jamais la personne essaye de passer outre. Parce que, dans la vraie vie, il y a des personnes qui essayent, malgré votre non, de revenir à la charge, pour avoir cette chose faite absolument. Donc ça peut être important et intéressant pour vous de réfléchir à la conséquence.
Si je vous donne un exemple : si une personne arrive avec un dossier à faire et que vous n’aviez pas du tout prévu ça, ça n’est même pas dans le cadre de vos responsabilités, vous pouvez lui dire « J’entends cette demande, merci de me l’avoir apportée, mais ce n’est pas dans le cadre de mes responsabilités, donc je ne ferai pas ce que tu me demandes, et si jamais tu reviens pour me le redemander une deuxième fois, il faudra que j’en discute avec mon manager et peut-être le tien, pour regarder finalement s’il y a pas une autre solution. » La conséquence est là, on va aller escalader le point.
Les conséquences, vous n’êtes peut-être pas obligé de les dire dès votre premier non, ça peut être quelque chose que vous allez exprimer au deuxième non, au moment où la limite est refranchie. C’est à vous d’identifier comment vous voulez le faire avec cette personne, mais ça peut être intéressant de le garder en tête, pour que le fait que la personne franchisse à nouveau votre non comprenne les conséquences et apprenne à respecter ce non aussi.
Le deuxième type de NON ça va être un NON, ET…
Proposez une alternative à la personne qui vient vous faire la demande. Peut-être que vous avez d’autres idées à lui proposer pour solutionner son problème. Peut-être qu’il est possible de déléguer, il y a potentiellement une autre façon de faire les choses et vous apportez cette option à la personne.
Il peut arriver que vous n’ayez pas tout de suite ces solutions là, dans ce cas là, plutôt que de dire NON d’emblée peut-être que ça va être plus facile pour vous de dire « Laisse-moi un petit peu de temps pour étudier ta demande et je reviendrai vers toi un petit peu plus tard » et ensuite, un petit peu plus tard, lui dire « je ne peux pas prendre ça en ce moment, par contre j’ai regardé des possibilités, voilà c’est ça et ça et si tu veux on peut travailler ensemble pour mettre ces possibilités en place« .
Enfin la troisième réponse que vous pouvez apporter quand vous dites non, c’est le NON, plus tard…
Dans ce cas, vous allez donner un délai. Vous avez identifié que vous pouvez répondre à la demande, que ça rentre dans votre dans vos limites, dans vos objectifs, dans votre scope, et vous êtes prêt.e à faire ce qu’on vous demande. En revanche, pas tout de suite, donc vous allez juste répondre à la personne de la même façon que pour les deux autres précédentes :
« Merci pour ta demande, en revanche ça n’est pas ma priorité pour le moment, par rapport à toutes les tâches que j’ai à faire, je te propose de traiter ce point dans trois jours par exemple ou dans une semaine« . La personne va peut-être vouloir revenir en disant que pour elle c’est prioritaire, et dans ce cas-là, peut-être qu’il faudra regarder avec d’autres personnes ce qui est possible de faire, pour aller gérer les priorités peut-être différemment, pour les uns et pour les autres, et pour s’assurer qu’il y a un alignement sur les priorités, sur la demande à traiter. Qu’elle soit à faire tout de suite et dans ce cas là, il faut retirer des choses. On n’en rajoute pas sur la tête des gens, ou alors on accepte que cette chose soit traitée un petit peu plus tard.
Mieux nous comprendre face au « non », pour oser le dire
Dire non c’est pas forcément facile, j’en parlais au tout début, on va pouvoir rencontrer des obstacles. Notamment si on se sent au service des personnes, si on a ce sens du service, c’est très difficile de dire non, parce qu’on a l’impression qu’on va rejeter la personne.
En réalité, on va rejeter la demande, pas la personne.
Ce qui peut être intéressant, c’est d’aller regarder quelles sont nos émotions et notre système de pensées par rapport à ça, pour aller essayer de déconstruire un petit peu toutes ces croyances, peut-être limitantes, qu’on peut avoir et qui nous empêchent de mettre nos limites.
On peut ressentir effectivement cette peur de rejeter l’autre, ce malaise par rapport à ça. Qu’est-ce que ça peut nous apprendre ?
Peut-être qu’on a eu une sorte de conditionnement, on a été peut-être éduqué comme ça et c’est ok, mais actuellement, est-ce que ça nous sert ? Et comment est-ce qu’on voudrait pouvoir se comporter ? Comment est-ce qu’on voudrait pouvoir mieux exprimer nos limites pour éviter que tout parte dans tous les sens – et de partir en burn out, aussi – parce qu’on n’est pas capable de les poser soi-même, ces limites ?
On peut aussi aller réfléchir à comment est-ce que on pense à tout ça. Peut-être réfléchir à la façon dont on voit le non, peut-être que de se dire que dire non ne fais pas de nous une mauvaise personne, au contraire, dire non ça veut dire qu’on va se respecter, qu’on respecte nos propres limites, que c’est important pour nous de les exprimer.
C’est un mécanisme qui nous permet de nous protéger par rapport à des personnes qui seraient peut-être un peu trop en demande par rapport à ce qu’on est capable de faire, surtout si elles ont l’habitude qu’on les servent et qu’on leur dise oui. Ce genre de pensée peut être intéressante à explorer.
Également ne pas présupposer de la réaction des autres. Il y a peut-être des personnes qui vont se sentir rejetées par un non, effectivement. Tout est dans la façon de formuler, comme on l’a vu dans la deuxième clé. Pour autant, pour d’autres personnes, ça va être ok.
Il faut oser, commencer par des petits pas, peut-être des petits refus, en proposant des alternatives avec le NON ET, en proposant des délais sans forcément tourner court tout de suite si vous ne vous sentez pas à l’aise. A la place, commencez à dire non petit à petit, pour regarder comment vous vous sentez, comment l’autre perçoit les choses. Pouvoir se montrer, se prouver qu’on est capable de le faire petit à petit.
Ça va vous permettre de mieux gérer votre travail, le produit, si c’est une question de dire non à des parties prenantes, votre équilibre de vie si jamais il est question de dire non à des activités supplémentaires qu’on voudrait vous donner.
