La pandémie du Covid-19 a eu raison de la colocalisation, chère aux agilistes. Si elle reste, pour moi, à privilégier (mais c’est ma préférence), l’hybride devient la norme. Que ce soit parce que les membres des équipes télétravaillent et ne sont pas tous ensemble sur site en même temps, ou que certains membres de l’équipe soient complètement délocalisés off ou near-shore.
Travailler en mode Agile hybride est un nouvel apprentissage. Dandy People a d’ailleurs sorti un poster sur le sujet de l’équipe Agile hybride fin 2022, que j’avais pris plaisir à traduire en français.
Nous devons donc trouver comment continuer à créer de la valeur, en travaillant à distance et comment diriger ces équipes hybrides, pour qu’elles restent performantes.
Les principaux obstacles à la perte de la colocalisation et comment y remédier
La collaboration et la communication
La colocalisation permet une collaboration et une communication rapide et fluide entre les membres d’une équipe Agile. Si l’on part sur un format hybride, il est important que l’équipe travaille à mettre en place des mécanismes qui permettront de retrouver cette fluidité.
- Il peut s’agir de conversation en utilisant des outils de messagerie comme Teams ou Slack.
- Ça peut être d’ouvrir une réunion en ligne et de laisser les membres aller et venir dans cet appel, lorsqu’ils sont OK pour discuter avec d’autres.
- Ou encore, d’organiser des réunions informelles comme des cafés virtuels.
L’idée est, ici, de se demander : comment pouvons-nous nous contacter facilement, comme si nous étions dans la même pièce ?
Comme l’indique le diagramme proposé par Alistair Cockburn, les discussions en face-à-face avec un support visuel est le plus efficace. Il s’agit donc pour les équipes Agile hybrides et leurs leaders, de trouver de nouveaux moyens de recréer la richesse de ces échanges.
Par exemple, un temps d’échange en vidéo, avec un tableau blanc virtuel ou un outil de management visuel comme un tableau Kanban.
La transparence
Un autre avantage de la colocalisation est que les discussions sont partagées entre tous, ainsi que les indicateurs sur les murs. Un des avantages, c’est que si une personne entend une conversation entre deux membres et pense pouvoir y apporter de la valeur, il peut facilement le faire, ou bien il peut bénéficier de ces informations pour les tâches en cours.
Un autre avantage est que la transparence permet de créer plus de confiance : chacun sait où l’équipe en est, quels sont les objectifs, la vision et les éventuels blocages.
Le leader d’une équipe Agile hybride doit pouvoir accéder à ces informations, au même titre que l’équipe, non pas dans le but de les contrôler, mais dans le but de les aider à surmonter leurs challenges.
Les questions que l’équipe Agile hybride peut se poser sont les suivantes : comment pouvons-nous partager les informations importantes à tous ceux qui en ont besoin dans notre contexte ? Quelles sont ces informations ? Comment seront-elles mises à disposition ?
Les facteurs clés de la réussite d’une équipe Agile hybride
Pour renforcer son efficacité, l’équipe Agile hybride peut travailler ensemble, avec leurs leaders, sur différents aspects :
- Améliorer la proximité et la connexion entre les membres de l’équipe : s’assurer que des temps de connexion soient prévus pour mieux se connaître. Vous pouvez utiliser des activités de brise glace au début des réunions. Vous pouvez également proposer, de façon régulière, qu’une des réunions d’équipe ne soit pas à propos de travail et permettent à chacun des membres de parler d’autre chose et de se découvrir.
- Prendre le temps nécessaire pour accueillir et former l’équipe : la distance implique que les membres de l’équipe et leurs leaders vont passer plus de temps à créer des liens que s’ils étaient colocalisés. Il faut donc prendre ce temps en compte et bien préparer le démarrage : s’assurer que tout le monde est bien équipé, se mettre d’accord sur les outils, les règles de fonctionnement de l’équipe, et les tester pour les améliorer petit à petit, jusqu’à trouver le bon rythme de croisière. Un outil comme le Team Canvas peut s’avérer très utile dans cette démarche.
- S’assurer que l’équipe a une vision et des objectifs clairs : en tant que leader d’une équipe Agile hybride, il est crucial de partager et animer la vision d’équipe. Travaillez avec les membres de l’équipe sur des objectifs clairs et partagés, dont vous suivre ensemble la progression grâce à du management visuel et la transparence nécessaire. Ces objectifs doivent être alignés avec la vision, la stratégie de produit, d’entreprise, et elle doit être partagée et communiquée souvent, pour que chacun l’aie en tête et sache où il ou elle va. Ils sont aussi un facteur de motivation et de création de sens pour l’équipe, qui n’est pas à négliger.
- Créer la confiance : la confiance est essentielle dans l’Agile, et peut-être encore plus en mode hybride. Plutôt que de contrôler ce que fait l’équipe, utilisez la transparence et les outils de suivi visuel, pour identifier avec eux la performance et le rythme qu’ils seront capable d’atteindre collectivement. Mettez également en place un système permettant d’identifier les blocages, le plus tôt possible. En Scrum, par exemple, le Daily Scrum est un bon forum pour ce type d’alerte, même si chacun doit pouvoir indiquer un blocage à tout moment dans la journée.
- S’améliorer en continu : c’est le propre des équipe Agile et une bonne équipe hybride suivra également ce principe. Améliorer, non seulement le produit, mais aussi sa façon de fonctionner, au fur et à mesure. Je l’ai souligné plus haut, mettre en place une équipe Agile hybride met plus de temps qu’une équipe colocalisée. Il faut donc mettre en place des rituels d’inspection et d’adaptation, pour que ce mode de fonctionnement puisse créer tout autant de valeur.
Voyons maintenant comment développer ces facteurs clés de succès, en tant que leader Agile.
Comment aider une équipe hybride, en tant que leader Agile?
On le dit : un bon leader Agile est un leader serviteur. Il s’agit donc de se mettre en posture de soutien, d’aide à l’équipe, pour qu’elle puisse délivrer toute sa valeur, à un rythme soutenu et soutenable.
- Le leader Agile doit se mettre en posture d’écoute active, pour prendre conscience des problèmes de son équipe et pour les aider à les résoudre durablement : s’activer sur les causes profondes plutôt que de mettre des pansements par exemple, même si des fois, c’est utile temporairement. Il doit aider l’équipe à développer leurs compétences, via des formations ou d’autres mécanismes comme la programmation entre pairs.
- Le leader Agile va également s’assurer de travailler à l’alignement nécessaire pour que l’équipe puisse avoir une vision claire et partagée ce qu’il y a à faire. Il va avoir des discussions, parfois courageuse, avec les différentes parties-prenantes, pour gérer les priorités entre différentes parties. Et parfois, c’est compliqué !
- Le leader Agile va agir en tant que coach pour l’équipe : poser des questions ouvertes, qui permettent aux membres de trouver leurs propres solutions et ressources. Attention au “pourquoi”, très utile pour identifier les causes racines, il peut être perçu comme culpabilisant dans certaines circonstances.
- Le leader Agile encourage l’intelligence collective : il incite à la collaboration et à un climat sûr, pour que de nouvelles solutions puissent émerger, même lorsque l’équipe est à distance. Il favorise les ateliers collectifs comme des liberating structures, les rétrospectives, etc. Il veille à ce que tout le monde parle dans les réunions à distance.
Le travail à distance est venu changer la donne dans le monde des équipes Agile. Pour autant, il existe de nombreux outils et mécanismes, permettant de créer des équipe Agile hybrides tout aussi performantes et soudées que des équipes colocalisées. C’est au leader d’insuffler la vision et l’intention, et c’est à chacun des membres de l’équipe de contribuer activement à cette mise en place réussie.
