Faire simple, c’est difficile ! Pourquoi ? Les raisons sont multiples :
- parce qu’on veut plaire à tout le monde, alors on multiplie les choses, au lieu de se mettre des limites,
- parce qu’on aime sur-penser et s’entendre réfléchir, ça nous donne l’impression d’être sérieux et intelligent,
- parce qu’on s’attarde sur ce qui nous intéresse, plutôt de que se concentrer sur ce qui est vraiment important,
- parce qu’on n’ose pas, finalement dire non,
- parce ce qu’on adore ajouter des choses à ce qui existe déjà, mais on ne challenge pas cet existant pour retirer des choses.
Vous l’aurez compris, aujourd’hui, on va parler de complexité et de simplicité, ou comment arriver à nous discipliner pour nous faciliter la vie et celle des autres.
Vous êtes prêts ? Allons-y !
C’est quoi la simplicité ? A partir de quel moment les choses deviennent complexes ?
La simplicité, c’est lorsque les choses sont facilement compréhensibles ou faisables. Il y a peu d’étapes ou d’éléments et on n’a pas besoin d’explication ou de faire d’effort pour comprendre.
Par exemple, ce brumisateur rechargeable est quelque chose de simple : il a une partie que l’on remplit d’eau, un capuchon à visser, avec une gâchette sur laquelle appuyer pour vaporiser l’eau. Vous voyez l’objet, vous n’avez pas besoin de mode d’emploi pour savoir comment ça fonctionne, d’ailleurs c’est vendu sans.
En revanche, un logiciel informatique comme Excel, nécessite quelques explications et formation, pour vraiment bien s’en servir. C’est quelque chose de complexe : il y a énormément de fonctionnalités, il faut prendre le temps de réfléchir pour comprendre comment on peut s’en servir.
10 idées pour simplifier !
1. Découper en petits bouts
La première idée, c’est de découper les choses en petits bouts. Si vous avez un gros projet complexe, si vous construisez un produit avec un grand nombre de fonctionnalités, comme Excel, utilisez les techniques de découpage de ces fonctionnalités, jusqu’à arriver à un élément hyper simple et compréhensible.
Vous pouvez découper par fonction.
Si vous avez un projet de création d’application mobile de cuisine : quelles sont les différentes fonctions qu’elle va remplir ?
- L’affichage des recettes
- La recherche de recette
- La mise en favoris
- L’impression
- Eventuellement un compte personnel
- La publication des recettes dans l’appli
Vous pouvez découper par type d’utilisateur.
Pour mon appli de recette :
- les visiteurs, qui pourront rechercher et consulter les recettes,
- les membres premium, qui pourront créer des favoris et imprimer les recettes,
- les administrateurs qui pourront publier les recettes.
Vous pouvez découper par étapes.
D’abord, l’utilisateur va rechercher une recette, puis il ira la consulter. S’il veut la mettre en favori, on lui proposera de se créer un compte, etc.
Vous pouvez découper par degré de connaissance.
Pour l’instant, je sais que les utilisateurs veulent rechercher et lire des recettes, mais je ne sais pas encore quelles autres fonctionnalités ils voudront ensuite.
Vous pouvez découper par plus petit produit utilisable.
Pour la recherche de recette, le plus simple à proposer dans un premier temps, est un index par type de recette (entrées, plats, desserts), trié par ordre alphabétique.
Par la suite, nous pourrons développer une recherche par mot clés.
Puis ensuite, proposer des filtres de recherche.
Je vous ai donné des exemples pour une appli, mais vous pouvez décliner tout ça pour n’importe quoi d’autre.
- Pour un process : demandez vous quel est le plus petit nombre d’étapes à réaliser du début à la fin.
- Pour une campagne marketing : quelle est LA cible la plus pertinente à tester en premier. Quel est LE message clé à tester ?
2. Retirer des étapes, des éléments, jusqu’à n’avoir que le strict minimum
Passons maintenant à la seconde idée : retirer des étapes ou des éléments, pour n’avoir que le strict minimum.
Recherchez le superflu pour l’enlever. Ne garder que l’absolument nécessaire.
Si on prend l’exemple d’un formulaire pour créer une liste d’emails, en échange d’une livre blanc. Vous aimeriez sans doute avoir plus d’information sur vos prospects : Nom, Prénom, ville, profession, en plus de l’email. Alors qu’en réalité, vous n’avez besoin que de leur email, pour pouvoir ensuite leur envoyer une newsletter ou des offres (et le prénom, pour personnaliser les envois, c’est plus sympa !).
Partez aussi à la chasse aux exceptions. Souvent, on veut bien faire et on veut traiter le moindre cas. Or il vaut mieux parfois traiter les exceptions “manuellement” que vouloir absolument tout gérer dans un process ou un logiciel.
3. Revenir au pourquoi et au quoi, avant de retravailler le comment
Pour simplifier les choses, il faut parfois se poser et se redemander pourquoi on fait les choses et quels sont nos objectifs.
Ça permet de prendre de la hauteur et de challenger les parties complexes.
Par exemple, si votre pourquoi est d’aider les entrepreneurs à vendre leur produit sur Internet et que votre objectif est de faire un chiffre d’affaire de 100K€ sur un an, alors que vous avez 50 produits différents et que vous parlez à TOUS les entrepreneurs, il y a des chances que personne ne s’y retrouve.
Si vous vous recentrez sur votre vision, ça vous permettra de revoir votre stratégie en la simplifiant :
- en vous concentrant uniquement sur les développeurs freelances qui veulent augmenter leur visibilité sur LinkedIn,
- en vous focalisant uniquement sur un ou deux produits à forte valeur ajoutée, par rapport à votre objectif et à votre cible précise.
4. Repartir d’une feuille blanche
Il peut aussi être intéressant de repartir de zéro. Faites comme si vous aviez oublié tout ce que vous avez déjà fait. Re-challengez-vous. Si je devais commencer d’une page blanche maintenant, quelles seraient les actions les plus simples à mettre en place pour atteindre mon objectif ?
Quel serait le plus petit pas à faire, qui aurait le plus de valeur ?
Si vous avez suivi l’idée numéro 3 et que vous avez votre vision clairement définie, elle vous sera d’une grande aide pour faire le tri dans ces idées.
5. Désencombrer et nettoyer
Tout est plus simple quand votre espace de vie et de travail est libre de toute distraction visuelle.
Optez pour le minimalisme et désencombrez : votre espace et votre esprit.
Pour l’espace : partez à la chasse de tout ce que vous n’avez pas utilisé sur un an, tout ce qui ne vous plaît plus, tout ce qui ne vous sert plus et jetez, revendez, donnez.
Pour l’esprit : utilisez des listes, des post-it, des rappels, etc. Ne gardez pas des choses comme “il faut que je pense à prendre rendez-vous chez le médecin”.
Rentrez-le dans votre applis de rappel ou votre agenda à une date et une heure à laquelle vous savez que vous serez disponible pour réaliser cette tâche. Et hop, une chose en moins à garder en tête, pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
6. Utiliser le mind-mapping pour organiser ses pensées
Si vous êtes visuel, vous aimerez explorer les mind-map. Il s’agit d’une façon de mettre en page un certain nombre d’idées, en les reliant entre elles et en les regroupant par catégorie.
Le mind-mapping permet de clarifier et organiser ses pensées sur n’importe quel sujet. Je vous montre dans la vidéo. Si je prends l’exemple de ce vlog, j’ai identifié 3 grands catégories de sujets : la connaissance de soi, l’agilité, les relations interpersonnelles.
Pour chacune de ces catégories, je peux explorer certains sujets. Pour la connaissance de soi : les valeurs, les besoins, la gestion des émotions, etc.
Là, j’utilise l’outil Mural, mais il existe d’autres outils en ligne et vous pouvez le faire très simplement sur une feuille de papier.
Une fois que vous avez votre mind-map de réalisé, vous pouvez identifier plus facilement ce que vous voulez garder en priorité, plus rester le plus simple possible.
7. Être clair sur ses limites et les respecter
Septième idée pour simplifier : être clair sur vos limites et les respecter. Le fait de comprendre et exprimer vos limites vous permet de ne pas vous éparpiller en face de certains choix à faire. Tout comme avec la vision d’ailleurs.
Si vous ne voulez pas vous retrouver à gérer 10.000 choses en même temps, mettez-vous une limite de projets à traiter en parallèle. Le cerveau humain n’est pas conçu pour le multitâche : ça le fatigue. Alors pour être efficace, listez vos limites et soyez sans concession quand il s’agit de les appliquer.
Si le sans concession vous met mal à l’aise, réfléchissez à des stratégies pour gérer des exceptions que vous pourriez rencontrer.
8. Regrouper des éléments entre eux
La prochaine idée, c’est de faire des regroupements entre les choses. Plutôt que de laisser des éléments séparés, regroupez-les ensemble pour plus de simplicité.
Un exemple que j’adore est le fait de batcher, notamment pour la cuisine. J’aime manger sain et je me prépare tous mes plats de déjeuner et de dîner en famille en une seule fois par semaine, plutôt que de faire jour après jour. Ça me prend 2h et je n’ai plus qu’à sortir les plats le jour J. Adieu charge mentale !
Vous pouvez bien sûr appliquer ça dans plein d’aspect de votre vie pro ou perso. Si vous créer du contenu, vous pouvez tout faire à l’avance en une fois par exemple, ou faire tous les entretiens de vos collaborateurs sur le même jour si vous êtes manager.
Bref, les applications de cette idée ne manquent pas !
9. Utiliser des templates
Parlons maintenant des templates. Un template, c’est un modèle qui peut être réutilisé. Par exemple, vous pouvez créer un template de document pour des présentations récurrentes. Vous aurez déjà toute la partie structure et peut-être visuelle prête. Vous n’aurez qu’à remplir le contenu.
Si vous vous rendez compte que vous faites toujours le même type de contenu, un template peut s’avérer très efficace pour simplifier votre travail.
10. Automatiser
Enfin, à l’ère des intelligences artificielles et des outils d’automatisation, il est possible de déléguer vos tâches récurrentes et à faible valeur ajoutée… à des robots !
J’allais dire : peut-être pas pour le ménage, mais en fait si, il existe des robots ménagers.
Si on parle productivité dans votre activité professionnelle, il est possible d’automatiser de plus en plus de chose et de façon assez simple.
Des outils comme Make ou Zapier sont vraiment géniaux pour relier des applications entre elles et traiter de la donnée à votre place. Comme envoyer automatiquement un email de récapitulatif de vos tâches à faire dans la semaine, depuis Notion vers votre boîte email.
Voilà pour ces 10 idées pour vous aider à simplifier votre travail et votre vie.
Comme d’habitude, rien ne vaut la pratique et l’expérimentation pour trouver ce qui vous convient le mieux ! Demandez-vous ce qui vous parle le plus dans ce que je vous ai proposé aujourd’hui et ce que vous aimeriez tester dès maintenant.
Sur ce, j’espère que cette vidéo vous a été utile. Si c’est le cas allez mettre un pouce levé, abonnez-vous en cliquant sur la cloche, ou partagez-là.
Je vous donne rendez-vous bientôt pour une prochaine vidéo, d’ici-là, prenez soin de vous !
